Arkivformat

Introduktion
ABA’s arkivbase er udviklet med udgangspunkt i de internationale arkivstandarder General International Standard Archival Description, ISAD(G) og International Standard Archival Authority Record for Corporate Bodies, Persons, and Families, ISAAR(CPF) – se International Council of Archives, ICA – samt under inspiration fra det svenske rigsarkivs arbejde med ARKIS II.

Tillige er der blevet taget hensyn til det danske MARC-format (danMARC2) og de danske katalogiseringsregler for håndskrifter.
I ABAs arkivformat er elementerne fra ISAD- og ISAAR-standarderne sammenfattet i et samlet registreringsformat.

Se evt. det af ABA anvendte arkivformat i sin helhed: ABA’s arkivformat.

ABAs arkivbase anvender Reindex som systemsoftware.

ABAs arkivbase anvender i lighed med de internationale standarder – et arkivenhedsbegreb, der er defineret som logiske enheder, som hver især repræsenterer en arkivenhedstype.

Format

ArkivenhedstypeISAD-term  Definition, bemærkning
1ArkivbestandFondsHelheden af dokumenter/arkivalier af enhver form eller art, der er blevet skabt organisk og/eller som er blevet indsamlet og brugt af en given organisation, person, eller familie som led i den pågældende arkivskaberes aktiviteter og funktioner.
2ArkivserieSeriesDokumenter/arkivalier der er blevet ordnet på basis af arkivskaberens eget journalsystem eller som af denne er blevet behandlet som en enhed, fordi:

  • de pågældende dokumenter hidrører fra en given indsamling eller journalisering;
  • vedrører en given funktion eller aktivitet
  • har en særlig/bestemt form (f.eks. korrespondance)
  • de pågældende dokumenter udgør en helhed/sammenhæng som følge af
  • den måde de er blevet skabt på;
  • den måde de er blevet modtaget på;
  • deres specifikke anvendelse.
3ArkivsagFileEn organisk eller arrangeret enhed af dokumenter/arkivalier(f.eks. en sagsmappe, et bind mv), der enten af arkivstifteren som følge af materialets anvendelse eller som led i arkivregistreringen er blevet holdt sammen, og fordi dokumenterne vedrører det/n samme emne/sag/person eller aktivitet.
En Arkivsag kan enten være en underordnet enhed i forhold til en given Arkivbestand eller indenfor en Arkivserie.
4ArkivelementItemDen mindste, logisk ikke delbar arkivenhed af enhver form eller art (et brev, et notat, et memorandum, en tale mv.).
Et Arkivelement kan enten være en underordnet enhed i forhold til en given Arkivbestand eller dels en Arkivserie, dels en Arkivsag.

 

Hierarki
Selv om der kun skelnes mellem 4 logiske arkivenhedstyper er der mulighed for at anvende et principielt ubegrænset antal hierarkiske niveauer gennem en underopdeling af af arkivenhedstyperne på niveau 1-3 (arkivbestand, arkivserie, arkivsag):

NiveauLogisk struktur
1(Bestand)
1.1Arkivbestand
1.2Arkivbestandsdel
1.3Del af arkivbestandsdel
1.nDel af …
2(Serie)
2.1Arkivserie
2.2Arkivdelsserie
2.3Del af arkivdelsserie
2.nDel af…
3(Sag)
3.1Arkivsag
3.2Arkivdelssag
3.3Del af arkivdelssag
3.nDel af…
4Arkivelement

 

 

 

 

 

 

 

 

Anvendelsen af de forskellige niveauer afgøres alene af arkivmaterialets karakter, vurderingen af materialets og dermed registreringens betydning samt af behovet for at kunne genfremfinde det. ABA har dog lagt sig fast på kun at anvende højst 4 forskellige niveauer. Denne begrænsning er efter ABAs opfattelse dog primært af teoretisk art, idet der ud fra en praktisk og økonomisk synsvinkel ikke vil være behov for et mere vidtgående hierarki.

Registreringsmodel
I lighed med de internationale standarder anvendes der i ABAs arkivbase den samme registreringsmodel på alle registreringsniveauer ligesom registreringsmodelen søger at tage højde for reglerne for en “multi-niveaudelt” beskrivelse af arkivmateriale (multilevel description rules). Den af ABA fastlagte registreringsmodel benytter sig i høj grad af det valgte systemsoftwares tesaurus-funktionalitet til at styre de nødvendige autoritetsregistre vedrørende korporationer og personer, topografiske informationer og sagsemneord.

Alle arkivregistranter er nu digitaliseret