Vilkår for benyttelse af arkivalier

Generelle vilkår
Det er en betingelse for at bruge arkiverne, at man med sin underskrift forpligter sig til at overholde de vilkår, der fremgår af tilladelsen. Tilladelsen er personlig og gælder et år. Materialet må kun bruges til det projekt, der er søgt om adgang til.

Kopiering
Ved henvendelse til arkivets personale kan der i begrænset omfang tages fotokopier af de arkivalier, du arbejder med. Ikke alle arkivalier må kopieres. Breve, hele sagsakter og personlige optegnelser, f.eks. dagbøger må ikke kopieres.

Endvidere kan adgangstilladelsen være påført særlige betingelser vedrørende kopiering, f.eks. “Ingen kopiering”. Som kopiering regnes også fuld afskrift, affotografering og scanning af dokumenter eller brug af diktafon. Affotografering skal foretages under supervision af personalet. Kopier af arkivmateriale må ikke videregives til andre uden tilladelse. Kopierne er kun til personligt brug og skal destrueres efter projektets færdiggørelse.

Offentliggørelse af arkivets materialer
Den, der får adgang til at bruge arkivalierne, må ikke misbruge eller uberettiget offentliggøre og videregive oplysningerne. Offentliggørelse af arkivalier skal ske i henhold til ophavsretsloven. Ved offentliggørelse forstås publicering i alle medier, det være sig bøger, tidsskrifter, aviser, radio, TV, internet, CD-ROM mv. Adgangstilladelsen giver kun adgang til referat, karakteristik eller korte citater. Navne på personer uden selvstændigt politisk ansvar må ikke viderebringes eller offentliggøres. Det skal klart fremgå af ansøgningen, hvis der er tale om offentliggørelse af hele dokumenter eller større brudstykker, og det skal fremgå i hvilket medie viderebringelsen eller offentliggørelsen vil ske. En sådan offentliggørelse af hele eller dele af aktstykker kan kun ske efter aftale.

Brug af arkivalier på læsesalen
Arkivalier til brug på læsesalen vil være til rådighed efter aftale. Hvis ikke ABA kontaktes pr. mail inden for 10 arbejdsdage efter at arkivtilladelsen er modtaget vil arkiverne bliver returneret til magasinet og der vil være op til 5 dages ekspeditionstid for at fremfinde arkiverne igen. Det kan anføres på adgangsansøgningen hvis de skal buruges på et senere tidspunkt.
Af pladshensyn kan der kun fremtages 10 kasser ad gangen. Normalt er lånetiden 1 måned, men lånetiden kan forlænges i højst 3 måneder.
Arkivalier er originalt og skrøbeligt materiale. For at sikre at originalerne fortsat kan stilles til rådighed for brugerne skal følgende punkter overholdes under arbejdet:

  • Arkivalier må kun bruges på læsesalen.
  • Behandl arkivalierne varsomt. Der må ikke bruges selvklæbende mærkesedler på arkivalierne, ligesom der selvfølgelig ikke må noteres på dokumenterne.
  • Hav kun én arkivkasse åben ad gangen, så arkivmateriale fra forskellige kasser ikke bliver blandet sammen.
  • Læg breve og andet materiale på plads i lægget, så det ikke krøller eller bliver beskadiget på anden måde.
  • Vær opmærksom på at dokumenterne altid lægges på plads i det læg eller den kasse, hvor det er taget fra og i den orden det lå.
  • Sæt det rigtige låg på den rigtige kasse. Bliver kassen sat forkert på plads, er det næsten umuligt at finde materialet igen.
  • Nogle klausulerede arkivalier skal afleveres hver dag til personalet. Det vil i så fald fremgå af tilladelsen.